CY.Daniel.Lin

今天跟高中死黨們吃飯

也聊了聊最近順便發發新名片XD

(白色那張也算往事了)

跟其他人花了點唇舌解釋了執行祕書

是多麼重要

而過往這角色是多麼低調

的確

這角色是對事不對人

因為必須管理所有大小"檔案"

所以可以很清楚知道每個活動的進度是在什麼時間點

甚至直接進化成人體行事曆

但相對的

對進度(事)的掌控往往無法顧及人

因此與其說我幫會長大大做事

不如說會長大大在幫我補足人和這一塊

當我發現進度遲緩或是因為為了讓進度到位

人與人產生摩擦(我相信有些幹部內心裡應該覺得我滿機車的)

我就需要會長大大去協助溝通

秘書不是隱角

是要角!!

不過說真的

也不知道為什麼我常常在做秘書的工作

不論走到哪個團體跟哪些伙伴幾乎都是如此

從EMC推展組柏崴師傅每次開組會,十次有七點八二五次會議紀錄是我

(甚至有時候是被我OS怎麼一直都是我才換人的= =")

後來到TED~C大幾乎都請菁鳳

不過後來菁鳳一不在就又換我了

在會長改選之際，有時四處徵詢意見

我總是不小心變成意見紀錄與整理的角色

大家那時候就洨我是未來的執秘

也還真的被洨上去了

當然接幹後這是我的工作

負責所有紀錄是我對我黃領的承諾

畫面轉回C大這邊

現在輾轉成立C3

我已經順利培養職業病

無論C大有沒有說要開會筆電一定隨身

word打開,開始打會議紀錄

而我忠心的假apple真acer

雖然他始終破破爛爛

開關機始終要超過五分鐘

上面的滑鼠始終很難用

網路始終很慢

但因為實在很爛

不過小台不重

拿來打會議紀錄剛剛好

一次只跑一個word

一時間也不可能打字快到他當機

我的忠心好搭擋

不過說回來

我為什麼那麼常做這樣的角色

對我而言"行政"並不是我最想做的部分

(賃居生那一年我還是行政總務的頭)

我自己評估了一下

一直以來我開會都要求自己做筆記

無論是跟自己有沒有切身相關的

對我而言

了解整個團隊的走向比我自己眼前區塊更重要

甚至期待多準備一些

當機會來臨我可以在第一時間跳上更大的舞台

再來

通常開會的初期"佈達"這部分我不會發言

中間"討論"我通常也是靜默(我並不是很會提想法的人)

但後期的整理,我就會比較想說話

用自己整理出來的東西列點出來

為每一個會議下結論

這些習慣與能力大概跟我高一在演辯社

有些許關聯吧

在辯論的準備，需要閱讀大量資訊

需要想辦法找出裡面的意涵

但也不知道為什麼

學長姐老是喜歡把我放在三辯的角色

這種角色因為是最後才申論

要把前面激戰的東西掃乾淨講明白

(我會說一辯是開門見山,二辯是槍林彈雨,三辯就是來掃地然後掃完都我的XD)

可惜我始終不是個很好的辯士

但這種子是種下了

在這邊給延平演辯的學長姐們獻上敬意(鞠躬

辯論規則：http://neuron.csie.ntust.edu.tw/homework/94/ComputerIntro/Homework1/B9415029/%E8%BE%AF%E8%AB%96%E8%A6%8F%E5%89%87.htm

 而最近會議記錄打多了

也有個心得

會議紀錄並不是把所有字句打下來就好了

是要找出每段話的結論

如果你找不到結論

那狀況只有兩種

一，你聽漏了：快問

二，已經不在會議原有議題上了：想辦法拉回來，跟主持人repeat上一個紀錄點(上一個還在狀況內的結論)

沒有在狀況內的會議會逼瘋會議紀錄

他會一直找不到結論

沒有結論就是無意義討論

沒意義討論就是沒效率

沒效率就會冗長

冗長就導致倦怠

倦怠導致停滯

所以!!!

再次聲明不要搞瘋會議紀錄

除了會議紀錄外

秘書很重要的是製作表單

把複雜的資訊規則化

我的USB裡除了滿滿的WORD檔

還有EXCEL製成的表單

把所需要的資訊迅速準確傳達

這是資訊的結論

或許做表單很麻煩但做出來看大家一步步填寫

真得滿有成就感的

今天打了很多

結論：我是秘書哥!!!